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Système de gestion de documents

Document Management System The Only Way To Go.
Document Management System

Le système de gestion des documents est mise en œuvre à travers notre système d’archivage numérique. Il est utile dans les situations suivantes : processus d’approbation où un employé soumet un document et la procédure administrative a besoin de faire suivre le document à travers le circuit d’approbation pour faciliter une gestion transparente et efficace.  

 
 

Utilisé  Jogobu Document Management System comme centre de dépôt des documents, offre la possibilité d’assurer l’authentification et sécurité des documents, de configurer les utilisateurs du système en fonctions des besoins du client : création, modification  et approbation des documents.

 

Aucune interaction directe avec les documents transférés n’est nécessaire. Le Routing service permet de transférer tout type de à travers une interface simple .Une fois el document engagé dans le routing control, le système offre différentes options pour chaque document permettant à l utilisateur de soumettre  le document pour approbation/rejet ou de déléguer cette tache à une autre personne.

 
  • Pour tt document dans le routing process, les informations sont enregistrées sur un serveur SQL database et un email de notification est envoyé au premier approbateur .Cette notification contient un lien qui permet d éditer le document avant approbation.
     
  • Si le la personne concernée approuve le document, l’information est enregistrée dans la base de données et une nouveau email de notification est envoyé à la personne suivante dans le processus d’approbation.
     
  • Si l’approbateur rejette le document, le système enregistre le rejette notifie via email la personne ayant soumis le document pour approbation.
     
  • Si un approbateur n arrive pas à approuver ou rejeter le document durant une durée préfixée, le document est automatiquement réaffecté à l envoyeur qui est informer par email.
     
  • Si tout le monde approuve le document, une liste de  menu devient disponible et permet de sauvegarder el document dans le système d archivage  tout en notifiant vie email l initiateur de l approbation.

 

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